Bedrijfsvoering

Organisatieverandering

Na de structuuraanpassing september 2018 heeft de organisatieverandering onder meer vorm gekregen in het Management Developmenttraject. Centraal stond het stimuleren van de gewenste gedragsverandering van medewerkers om goed in te kunnen spelen op vragen van individuele inwoners en van de samenleving als geheel.
in aansluiting daarop hebben alle medewerkers deelgenomen aan organisatiebrede sessies over goede gespreksvoering en het gastvrij benaderen van mensen. Ook binnen de afdelingen zijn bijeenkomsten geweest waarin verbetering van dienstverlening en samenwerken belangrijke items waren. Met deze ontwikkelingen kan tegemoet gekomen worden aan de beweging om als gemeente nog beter aan te sluiten op de behoeften van onze burgers en bedrijven.

Informatievoorziening

Informatie is steeds meer bedrijfskapitaal. Het dient alle werkprocessen en zit in het hart van wat Gemeente Gennep als organisatie doet en nodig heeft. De gemeente wil flexibel kunnen inspelen op de veranderende behoefte van de beleids- en uitvoeringstaken, door het realiseren van integrale (over alle verschillende beleidsterreinen heen) en kwalitatieve (volledige, juiste en tijdige) informatievoorziening.

Bij projecten met betrekking tot informatie lag de focus in 2019 op het optimaliseren van de basisinformatie en op voorbereidingen voor de verbouwing. Hiervoor zijn diverse projecten uitgevoerd, maakt informatievoorziening deel uit van integrale advisering en werken we aan professionalisering van de informatiefunctie. Daarnaast zijn we gestart met een oriëntatie op data-informed werken (het benutten van de beschikbare informatie voor sturing).
Ook is in 2019 gewerkt aan de doorontwikkeling van zaakgericht werken organisatiebreed, digitalisering van werkprocessen op het gebied van het sociaal domein en het ontsluiten van geo informatie voor inwoners.

Samenwerking

Naast de samenwerking in wettelijke of vrijwillige gemeenschappelijke regelingen staan we open voor initiatieven van, met of in omliggende gemeenten. Op uitvoerend vlak kennen we al een grote variatie aan samenwerking, die in de loop der jaren wel enige dynamiek kent. Voorbeeld zijn de samenwerking met Bergen in applicatiebeheer sociaal domein en handhaving met Venray. Helaas is Venlo uit de voorgenomen E-HRM samenwerking met Horst en Venray getreden.

Verbouwing gemeentekantoor

De verbouwing van het gemeentekantoor sluit naadloos aan bij de richting die we als gemeente zijn ingeslagen. Het gerenoveerde gemeentekantoor voorziet in een diversiteit aan werk- en vergaderplekken met een passende inrichting die flexibel werken mogelijk maakt en die samenwerking, kennisdeling en ontmoeting ondersteunt. Bovendien krijgt het gebouw een duurzaam gasloos klimaatsysteem. In 2019 zijn de ontwerp- en voorbereidingsfase van het project verbouwing voltooid (o.a. Programma van Eisen is uitgewerkt naar een definitief ontwerp; aanbesteding bouwteam; technisch ontwerp fase; vergunning procedure;  werkvoorbereiding en inkoop). De realisatie van de verbouwing is eind 2019 gestart.

Kosten organisatie en doorbelastingen

Met ingang van de begroting 2017 is het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing. Een belangrijke wijziging is, dat de totale kosten van de organisatie niet meer verdeeld worden over de diverse taken van de gemeente. Alleen de directe salariskosten van medewerkers die werken voor een bepaald taakveld komen op het betreffende taakveld. De kosten van management, ondersteunende afdelingen, huisvesting etc. zijn kosten van overhead en komen op het afzonderlijke taakveld ‘Ondersteuning organisatie’ (programma Bestuur en organisatie).

In onderstaand overzicht zijn de totale kosten van de organisatie weergegeven.

De stijging van de personeelslasten 2019 ten opzichte van 2018 komt door:

• uitbreiding formatie zoals opgenomen in het collegeprogramma

De kosten van het gemeentekantoor nemen toe door de kapitaallasten van de verbouwing en toevoeging voorziening groot onderhoud. Kosten automatisering/ICT stijgen door aanschaf van nieuwe applicaties en het opnemen van vervangingsinvesteringen.
De kosten van externe bestuursondersteuning zijn gestegen door de gewijzigde financiering van een aantal taken die ondergebracht zijn bij de VNG. Voorheen werden deze vanuit het gemeentefonds rechtstreeks betaald aan de VNG, met ingang van 2018 loopt dit via de gemeenten.
De bureaukosten zijn gedaald door lagere kosten papier en porti. Daarnaast is door gewijzigde regelgeving de dotatie aan de voorziening meubilair en inventaris vervallen.
In 2018 zijn de kosten archief hoger door de extra kosten vernietiging archiefbescheiden en het overbrengen naar een archiefbewaarplaats.
Op basis van de ureninzet 2016 aangevuld met wijzigingen in 2017 en 2018 is per medewerker een opzet gemaakt voor welke taakvelden hij werkzaam is c.q. of sprake is van ondersteunende werkzaamheden. Voor deze personeelsleden zijn de salariskosten rechtstreeks verdeeld over de taakvelden, totaal € 4,8 miljoen. De salariskosten van de overige personeelsleden maken deel uit van taakveld Ondersteuning organisatie. Hier staan dus ook de kosten van huisvesting en ICT.

Uit het overzicht is ook de verhouding direct en overhead af te leiden wat van belang is voor de berekening van de kostendekkendheid van de tarieven.